La industria farmacéutica es una de las más reguladas y competitivas del mundo. Los representantes de ventas y los profesionales de esta industria a menudo requieren viajar para promover productos, asistir a conferencias médicas o colaborar en investigaciones. La gestión eficiente de los viáticos es crucial en este contexto, pero se enfrenta a numerosos retos y costos, algunos de los cuales no son evidentes a simple vista.
Costos No Visibles en la Comprobación de Viáticos
- Pérdida de tiempo del personal interno: La gestión de viáticos consume mucho tiempo de los empleados internos, lo que podría invertirse en actividades más estratégicas.
- Disminución en la deducción de impuestos: Los errores en la expedición de facturas pueden resultar en costos significativos. Los profesionales de ventas no tienen el tiempo ni las herramientas para validar los CFDIs y el personal de finanzas no puede dedicarse a la validación de todos los gastos, menos en una industria que requiere que sus equipos se trasladen constantemente y que genera tantos gastos de viáticos
- Falta de visibilidad y control: La falta de visibilidad y control en los gastos de viáticos puede dificultar la toma de decisiones informadas. Pocas empresas tienen claridad en el tiempo que invierten sus colaboradores en la comprobación de viáticos y en el monto de pérdida por gastos no deducibles. Algunas empresas descuentan de nómina a sus empleados cuando no comprueban un gasto, pero esto puede ser un error ya que corren el riesgo de que sus colaboradores no enfoquen sus esfuerzos en realizar sus actividades.
Solución a través del BPO: Automatización y Profesionalismo en la Comprobación de Viáticos a través del BPO
El Business Process Outsourcing (BPO) se ha convertido en una solución eficaz para abordar los retos que presenta la comprobación de viáticos en las empresas farmacéuticas. La administración a través de un tercero simplifica los retos en la comprobación de viáticos de la industria farmacéutica, alivia la carga fiscal, garantiza el cumplimiento de políticas internas y permite que los equipos se enfoquen en sus funciones clave.
Los sistemas validan las normas fiscales de forma automática, a través de softwares, de esa forma, aseguran que los CFDIs estén bien emitidos y que la empresa que lo expide no esté en las listas de EFOs.
Por su parte, los ejecutivos de las empresas especializadas, validan el cumplimiento de políticas internas de las empresas.
Eficiencia y Precisión en la Comprobación de Viáticos
Con la automatización y la experiencia del personal del BPO se reducen sustancialmente los errores en el proceso de comprobación de viáticos, los sistemas cumplen con la validación fiscal y el personal del BPO está especializado en revisar y seguir las reglas que sus clientes tienen.
Al tercerizar los procesos se genera un importante ahorro de tiempo y de recursos humanos ya que permite que el personal de ventas y de finanzas utilicen su tiempo en sus actividades primordiales, que son más estratégicas para las empresas farmacéuticas, de esta forma se enfrentan de forma eficiente los retos en la comprobación de viáticos de la industria farmacéutica.
Conclusión
La gestión de viáticos en la industria farmacéutica mexicana ha evolucionado gracias al Business Process Outsourcing (BPO). Si bien la complejidad fiscal y el cumplimiento de políticas internas siguen siendo una prioridad, los sistemas automatizados y los ejecutivos de cuenta altamente capacitados se han convertido en pilares fundamentales para garantizar la eficiencia y precisión en el proceso de comprobación de viáticos. Más allá de aliviar la carga fiscal, el BPO ofrece eficiencia, precisión y, lo que es más importante, libera a los equipos internos para enfocarse en sus tareas estratégicas. En última instancia, esta estrategia no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también potencia la rentabilidad de las empresas farmacéuticas, permitiéndoles avanzar con confianza en un entorno fiscal y reglamentario complejo.
