Viajes de Negocios: Más Allá de las Ventas, Profesionales y Técnicos en Ruta

Viajes de Negocios: Más Allá de las Ventas, Profesionales y Técnicos en Ruta

Los viajes de negocios son fundamentales en el mundo empresarial y, aunque comúnmente asociados a equipos de ventas, no se limitan a esta área. Profesionales técnicos, especialistas y expertos en diversas disciplinas también encuentran en los desplazamientos una parte esencial de sus responsabilidades. En este artículo, exploraremos cómo los viajes de negocios abarcan mucho más que las actividades comerciales, destacando la diversidad de profesionales involucrados y la importancia de visibilizar los gastos de viáticos y los retos en la comprobación de los mismos, para cada uno de ellos.

  1. Ingenieros y Desarrolladores: Nuevos Horizontes, Nuevos Códigos

Ingenieros y desarrolladores de software a menudo viajan para colaborar en proyectos, realizar capacitaciones o participar en conferencias tecnológicas. Además de los costos de vuelos y alojamiento, estos viajes conllevan gastos adicionales en viáticos. La justificación de estos gastos para ingenieros y desarrolladores implica no solo comidas y transporte, sino también recursos técnicos y materiales necesarios para su labor en ubicaciones remotas.

  1. Personal de Soporte Técnico: Manteniendo la Máquina en Marcha

El personal de soporte técnico es esencial para garantizar el correcto funcionamiento de sistemas y servicios. Viajar les permite ofrecer asistencia directa, solucionar problemas en el sitio y realizar actualizaciones críticas. La gestión de viáticos para el personal de soporte técnico implica una comprobación rápida y precisa debido a la urgencia de sus tareas.

III. Consultores y Asesores: De un Lugar a Otro, Brindando Experiencia

Consultores y asesores viajan para entender desafíos y necesidades específicas, ofrecer soluciones personalizadas y establecer una conexión más estrecha con los equipos. La gestión de viáticos para consultores implica inversiones en materiales de presentación, informes y eventos de networking.

  1. Investigadores y Científicos: Descubrimientos que Requieren Viajes

En el ámbito científico, la investigación a menudo requiere la presencia directa en el lugar de los eventos. La inversión en viáticos para investigadores va más allá de vuelos y alojamiento, incluyendo la adquisición de equipos especializados y la participación en conferencias internacionales.

  1. Profesionales de Marketing: Conectando con Audiencias Globales

Profesionales del marketing viajan para participar en eventos, ferias comerciales y reuniones estratégicas. La gestión de viáticos en marketing implica gastos directos asociados con eventos y la inversión en materiales promocionales específicos para cada mercado.

  1. Especialistas en Recursos Humanos: Construyendo Equipos Globales

En el mundo corporativo actual, la formación y desarrollo de equipos internacionales son comunes. La gestión de viáticos en recursos humanos incluye gastos directos de viaje, inversiones en programas de formación y actividades de construcción de equipo.

Inversión en Viáticos: Una Estrategia Empresarial Crucial

La inversión en viáticos no solo cubre los gastos de viaje, sino que representa inversiones estratégicas para el éxito a largo plazo de la empresa. Si bien es un rubro que puede parecer muy alto dentro de los gastos en una institución, tener estrategias y políticas claras, sencillas y bien definidas, facilita tener una correcta gestión de viáticos.

Comprobación de Viáticos: Eficiencia y Transparencia

La comprobación de viáticos es esencial, y su eficiencia es crucial para mantener la fluidez de las operaciones. Implementar tecnologías como soluciones digitales de gestión de gastos agiliza el proceso, mejorando la experiencia del empleado y garantizando la transparencia en la gestión financiera.

Es importante destacar que, en un entorno fiscal tan complejo como el mexicano, la comprobación de viáticos puede significar una importante inversión de tiempo tanto para los colaboradores, como para el área de Finanzas. Encontrar aliados estratégicos, como Data Process, que faciliten estas tareas, resulta en un beneficio económico y de tiempo para los equipos que realizan viajes de negocios.

La inversión en viáticos, junto con una eficiente comprobación de gastos, se convierte en una estrategia crucial para el éxito de la empresa, asegurando que cada desplazamiento contribuya al crecimiento y desarrollo de la organización.

La Importancia de la Validación de Facturas y los Beneficios de una Herramienta Automática para Realizarla

La Importancia de la Validación de Facturas y los Beneficios de una Herramienta Automática para Realizarla

En el entramado empresarial de México, la correcta emisión y recepción de facturas se erige como un pilar fundamental. Sin embargo, la importancia de la validación adecuada de las facturas o Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), a menudo se subestima, con consecuencias que pueden afectar gravemente la salud financiera y legal de una empresa.

¿Por qué es crucial validar las facturas?

La validación de facturas en México es esencial para cumplir con las normativas fiscales establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). No adherirse a estas regulaciones puede conllevar multas y sanciones significativas. Además, la validación garantiza la integridad y autenticidad de la información en el CFDI, evitando errores que podrían tener repercusiones contables y financieras.

Riesgos de no validar los CFDI:

  1. Multas y sanciones fiscales: El incumplimiento de las regulaciones fiscales puede resultar en multas considerables impuestas por el SAT.
  2. Problemas contables: Facturas incorrectas pueden generar registros contables erróneos, afectando la salud financiera de la empresa.
  3. Rechazo de deducciones fiscales: La utilización de facturas inválidas puede resultar en la pérdida de la capacidad de deducir ciertos gastos, impactando directamente la carga fiscal de la empresa.

 

Adicionalmente, en el ámbito de la validación de facturas, las Listas de Empresas que Emiten Facturas Operaciones Simuladas (EFOs) adquieren un papel fundamental. Estas listas, proporcionadas por el SAT, contienen información sobre empresas que han sido identificadas emitiendo facturas falsas o simuladas. Utilizar una herramienta automatizada que incluya la verificación contra estas listas ofrece una capa adicional de seguridad, ayudando a prevenir asociaciones con entidades fraudulentas y a salvaguardar la integridad del proceso contable.

Beneficios de contar con una herramienta automatizada de validación:

En el mercado, existen diversas plataformas que realizan la validación automática de los CFDIs que recibe una empresa, las ventajas de contar con una herramienta así son, entre otras:

  1. Ahorro de tiempo: La automatización del proceso de validación de CFDI permite ahorrar tiempo, eliminando tareas manuales y repetitivas.
  2. Prevención de errores: Las herramientas automatizadas reducen la probabilidad de errores, garantizando la precisión de la información fiscal.
  3. Cumplimiento constante: Las herramientas automatizadas aseguran el cumplimiento constante con las regulaciones fiscales cambiantes, evitando sanciones.

¿Cómo funciona una herramienta automatizada de validación de CFDI?

Estas herramientas utilizan algoritmos y reglas predefinidas para verificar la autenticidad y conformidad de las facturas electrónicas. Analizan la estructura del CFDI, la validez del Certificado de Sello Digital (CSD), y la coincidencia de datos con los registros del SAT. Al realizar esta validación de manera automática, se minimizan los riesgos asociados con errores humanos y se mejora la eficiencia operativa.

Existen herramientas más especializadas, como la que Data Process ofrece, enfocada en el control de viáticos, que, no solo valida automáticamente las facturas de viáticos y gastos administrativos, sino que permite una gestión completa, que toma en cuenta los diferentes procesos de las empresas en flujos de autorización, formas de dispersión, proyectos específicos, centros de costos y todo aquello que involucra el control de viáticos.

Retos y Soluciones en la Comprobación de Viáticos en la Industria Farmacéutica

Retos y Soluciones en la Comprobación de Viáticos en la Industria Farmacéutica

La industria farmacéutica es una de las más reguladas y competitivas del mundo. Los representantes de ventas y los profesionales de esta industria a menudo requieren viajar para promover productos, asistir a conferencias médicas o colaborar en investigaciones. La gestión eficiente de los viáticos es crucial en este contexto, pero se enfrenta a numerosos retos y costos, algunos de los cuales no son evidentes a simple vista.

Costos No Visibles en la Comprobación de Viáticos

  1. Pérdida de tiempo del personal interno: La gestión de viáticos consume mucho tiempo de los empleados internos, lo que podría invertirse en actividades más estratégicas.
  2. Disminución en la deducción de impuestos: Los errores en la expedición de facturas pueden resultar en costos significativos. Los profesionales de ventas no tienen el tiempo ni las herramientas para validar los CFDIs y el personal de finanzas no puede dedicarse a la validación de todos los gastos, menos en una industria que requiere que sus equipos se trasladen constantemente y que genera tantos gastos de viáticos
  3. Falta de visibilidad y control: La falta de visibilidad y control en los gastos de viáticos puede dificultar la toma de decisiones informadas. Pocas empresas tienen claridad en el tiempo que invierten sus colaboradores en la comprobación de viáticos y en el monto de pérdida por gastos no deducibles. Algunas empresas descuentan de nómina a sus empleados cuando no comprueban un gasto, pero esto puede ser un error ya que corren el riesgo de que sus colaboradores no enfoquen sus esfuerzos en realizar sus actividades.

Solución a través del BPO: Automatización y Profesionalismo en la Comprobación de Viáticos a través del BPO

El Business Process Outsourcing (BPO) se ha convertido en una solución eficaz para abordar los retos que presenta la comprobación de viáticos en las empresas farmacéuticas. La administración a través de un tercero simplifica los retos en la comprobación de viáticos de la industria farmacéutica, alivia la carga fiscal, garantiza el cumplimiento de políticas internas y permite que los equipos se enfoquen en sus funciones clave.

Los sistemas validan las normas fiscales de forma automática, a través de softwares, de esa forma, aseguran que los CFDIs estén bien emitidos y que la empresa que lo expide no esté en las listas de EFOs.

Por su parte, los ejecutivos de las empresas especializadas, validan el cumplimiento de políticas internas de las empresas.

Eficiencia y Precisión en la Comprobación de Viáticos

Con la automatización y la experiencia del personal del BPO se reducen sustancialmente los errores en el proceso de comprobación de viáticos, los sistemas cumplen con la validación fiscal y el personal del BPO está especializado en revisar y seguir las reglas que sus clientes tienen.

Al tercerizar los procesos se genera un importante ahorro de tiempo y de recursos humanos ya que permite que el personal de ventas y de finanzas utilicen su tiempo en sus actividades primordiales, que son más estratégicas para las empresas farmacéuticas, de esta forma se enfrentan de forma eficiente los retos en la comprobación de viáticos de la industria farmacéutica.

Conclusión

La gestión de viáticos en la industria farmacéutica mexicana ha evolucionado gracias al Business Process Outsourcing (BPO). Si bien la complejidad fiscal y el cumplimiento de políticas internas siguen siendo una prioridad, los sistemas automatizados y los ejecutivos de cuenta altamente capacitados se han convertido en pilares fundamentales para garantizar la eficiencia y precisión en el proceso de comprobación de viáticos. Más allá de aliviar la carga fiscal, el BPO ofrece eficiencia, precisión y, lo que es más importante, libera a los equipos internos para enfocarse en sus tareas estratégicas. En última instancia, esta estrategia no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también potencia la rentabilidad de las empresas farmacéuticas, permitiéndoles avanzar con confianza en un entorno fiscal y reglamentario complejo.

Maximizando la eficiencia empresarial con extracción de datos a través de OCR

Tecnología de OCR y validación profesional

En la era digital, la gestión de documentos se ha convertido en un desafío crucial para las empresas. La extracción de información específica de documentos digitales se ha vuelto esencial para impulsar la eficiencia operativa, y el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es una tecnología clave en este proceso.

OCR y su rol en la extracción de información

El OCR, o Reconocimiento Óptico de Caracteres, es una tecnología que interpreta texto e imágenes en documentos digitales, permitiendo la conversión de información impresa o manuscrita en formato digital. Esta conversión resulta fundamental para extraer datos con fines de análisis, búsqueda y procesamiento eficiente de la información en procesos empresariales, como la gestión de documentos y la automatización de tareas.

Aplicaciones en procesos empresariales

La extracción de datos a través de OCR encuentra aplicaciones fundamentales en procesos fiscales, control de calidad y logística. En el ámbito fiscal, el OCR puede extraer datos de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs), lo que simplifica la contabilidad y garantiza el cumplimiento tributario. Además, permite automatizar la revisión de documentos fiscales para detectar posibles irregularidades, lo que es esencial para evitar problemas legales y financieros.

En el control de calidad, el OCR ofrece la posibilidad de dar seguimiento a documentos relevantes. Esto implica la extracción de información necesaria para confirmar que los productos cumplen con los estándares de calidad establecidos, lo que es crítico para garantizar la satisfacción del cliente y la integridad de la marca.

En el ámbito logístico, el OCR optimiza la gestión de inventario y suministros, así como el rastreo de paquetes. Esto agiliza los procesos, mejora la eficiencia y contribuye a la gestión efectiva de la cadena de suministro.

Minimización de errores y cumplimiento normativo

El OCR, a pesar de su avance tecnológico, sigue siendo susceptible a errores en situaciones particulares. Esto puede incluir omisión o adición de caracteres, interpretación incorrecta de escritura a mano y confusión de caracteres similares, lo que puede dar lugar a problemas significativos en entornos empresariales.

La validación por parte de un ejecutivo especializado desempeña un papel crítico en la corrección de errores de OCR. Estos profesionales están capacitados para revisar datos extraídos por el OCR, compararlos con los documentos originales y corregir errores sutiles que el software no puede identificar. Además, su conocimiento del contexto permite verificar la coherencia y la lógica de los datos extraídos, lo que va más allá de la coincidencia de caracteres.

La minimización de errores es crucial, ya que reduce riesgos financieros, legales y operativos. Además, fortalece la confianza en la precisión de los datos y mejora la eficiencia operativa, al eliminar la necesidad de correcciones posteriores.

En cuanto al cumplimiento normativo, la validación por un ejecutivo especializado asegura que los datos extraídos cumplan con las regulaciones y estándares aplicables, lo que es esencial para evitar sanciones y problemas legales.

En conclusión, el OCR es una herramienta versátil y valiosa para la extracción de información en procesos fiscales, de control de calidad y logística. Sin embargo, la validación por ejecutivos especializados es esencial para garantizar la integridad de los datos. Al implementar estas tecnologías y procesos, las empresas pueden optimizar sus operaciones y mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante evolución.

Optimizar la Gestión de Documentación de Proveedores de Servicios Especializados a través de la Tercerización

Gestión documental REPSE

En el entorno empresarial actual, la gestión de la documentación digital de proveedores de servicios especializados (REPSE) se ha convertido en un componente crítico para el éxito y la eficiencia de las empresas. Con la creciente complejidad de las regulaciones fiscales y laborales, así como las estrictas auditorías de autoridades como el SAT, IMSS, INFONAVIT y la Secretaría del Trabajo, contar con una administración adecuada de los documentos es un desafío considerable. En este artículo, exploraremos los retos que enfrentan las empresas en esta área y cómo la tercerización de la gestión documental puede ser la solución definitiva para garantizar la eficiencia en el cumplimiento de las empresas que contratan proveedores de servicios especializados.

Los Documentos Clave de REPSE

Uno de los primeros pasos para entender la importancia de la gestión documental de REPSE es reconocer los documentos clave involucrados. Estos incluyen, entre otros:

  1. CFDI de nómina de los trabajadores: Estos comprobantes detallan los pagos realizados a los trabajadores por los servicios proporcionados.
  2. Comprobante de pago por la declaración y entero de las retenciones de impuestos: Esencial para demostrar el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con los trabajadores.
  3. Comprobante de pago de cuotas obrero-patronales del IMSS: La correcta gestión de las cuotas es crucial para evitar problemas legales y financieros.
  4. Comprobante de pago de las aportaciones al INFONAVIT: Garantizar que las contribuciones al INFONAVIT se realicen puntualmente es fundamental.
  5. Registro vigente del padrón de la STPS (REPSE): Un requisito clave para los proveedores de servicios especializados.
Desafíos en la Gestión de Documentación de REPSE

Uno de los principales desafíos que enfrentan las empresas es la falta de personal especializado y dedicado para validar y administrar adecuadamente esta documentación. Además, esta tarea no suele generar valor directo para la empresa, lo que puede llevar a una gestión descuidada y a problemas futuros.

Implicaciones Legales y Financieras de una Mala Gestión Documental

La falta de una gestión adecuada de la documentación de REPSE puede tener consecuencias graves. Las empresas que no cumplan con los requisitos legales pueden enfrentar sanciones económicas que van desde 250 hasta 5 mil Unidades de Medida y Actualización (UMAS), lo que equivale a una suma que oscila entre $25,935 y $518,700 pesos mexicanos. Además, los pagos realizados por los servicios bajo el REPSE no serán deducibles para el Impuesto Sobre la Renta (ISR), y el Impuesto al Valor Agregado (IVA) trasladado no será acreditable.

Tercerización de la Gestión Documental de REPSE: Beneficios Clave

La tercerización de la gestión documental de REPSE se ha convertido en una solución eficaz para abordar estos desafíos. Algunos de los beneficios clave incluyen:

  • Especialización y Experiencia: Las empresas especializadas en gestión documental tienen el conocimiento y la experiencia necesarios para manejar los documentos de manera eficiente y precisa.
  • Documentos Organizados y Disponibles: Todos los documentos se mantienen adecuadamente clasificados y disponibles en caso de una auditoría de las autoridades, lo que reduce el riesgo de sanciones.
  • Ahorro de Tiempo: La tercerización permite a las empresas liberar a su personal de tareas que no aportan valor directo, lo que mejora la eficiencia operativa.
  • Información en Tiempo Real: La gestión documental tercerizada proporciona información actualizada sobre el cumplimiento de los proveedores de servicios especializados, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre sus proveedores que no cumplan con proveer la documentación completa y adecuada.
Recomendaciones y Casos de Éxito

Una recomendación específica para las empresas que deseen implementar una solución de tercerización de gestión documental es buscar empresas especializadas y confiables en este campo, como Data Process Integrated Solutions. Estas empresas pueden adaptar soluciones a las necesidades específicas de tu negocio y garantizar un flujo de trabajo eficiente.

Es importante mencionar que las empresas que han tercerizado esta gestión tienen la tranquilidad de tener toda la documentación validada y correctamente administrada, y han podido generar políticas específicas en caso de incumplimiento de sus proveedores.

Conclusión

En resumen, la gestión de documentación digital de proveedores de servicios especializados (REPSE) es esencial para las empresas que buscan cumplir con las regulaciones fiscales y laborales en México. La tercerización de esta tarea ofrece una solución efectiva para enfrentar los desafíos, garantizar el cumplimiento como obligado solidario y liberar recursos internos. Al hacerlo, las empresas pueden evitar sanciones, mejorar la eficiencia y centrarse en actividades que generan valor real.

En última instancia, la tercerización de la gestión documental de REPSE se convierte en una inversión estratégica que puede impulsar el éxito a largo plazo de las empresas en un entorno regulatorio cada vez más complejo.

Los ejecutivos de cuenta y el uso de los softwares

El ejecutivo de cuenta en el uso de los softwares

Es importante analizar por qué los ejecutivos de cuentas son esenciales para afrontar los retos empresariales, más allá de las soluciones de software, la respuesta es simple. El ejecutivo de cuenta, en el uso de los softwares ofrece lo que la tecnología no tiene: el toque humano.

El rol de un ejecutivo de cuentas para una organización

En el mundo empresarial actual, las soluciones de software y la tecnología desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento de las empresas. Sin embargo, a pesar de los avances tecnológicos, existe un elemento que sigue siendo esencial para afrontar los retos empresariales de manera efectiva: el toque humano.

El papel ejecutivo de cuentas en el uso de softwares es gestionar adecuadamente las soluciones tecnológicas. Su rol principal es garantizar soluciones a medida para sus necesidades empresariales. Aunque las soluciones de software pueden ser eficientes en términos de automatización y optimización de procesos, los ejecutivos de cuentas aportan un nivel adicional de personalización y adaptabilidad que no puede ser ofrecido por los programas informáticos, al tiempo de que permite que los empleados de sus clientes se enfoquen en sus actividades prioritarias, mientras él atiende las que se buscan abarcar a través del software.

Las limitaciones de las soluciones de TI para abordar los desafíos empresariales

Si bien las soluciones de software pueden ser muy útiles para abordar desafíos empresariales, también tienen sus limitaciones. En primer lugar, las soluciones de TI suelen ser genéricas y no están diseñadas para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa. Esto puede llevar a que las empresas se vean obligadas a adaptarse a las funcionalidades limitadas de los programas informáticos, en lugar de adaptar el software a sus necesidades.

Además, las soluciones de software no pueden abordar todos los aspectos de un reto empresarial. A menudo, los desafíos empresariales requieren un enfoque integral, que va más allá de la implementación de una solución tecnológica. Aquí es donde los ejecutivos de cuentas desempeñan un papel vital.

La importancia de la personalización según necesidades específicas

Una de las principales ventajas de contar con ejecutivos de cuentas es su capacidad para personalizar las soluciones según las necesidades específicas de cada cliente. A diferencia de las soluciones de software estándar, los ejecutivos de cuentas pueden identificar los desafíos únicos que enfrenta una empresa y adaptar el software existente o buscar soluciones alternativas que satisfagan esas necesidades.

La personalización no solo se limita a la adaptación del software, sino también a otros aspectos del negocio. Los ejecutivos de cuentas pueden colaborar estrechamente con los departamentos internos de una empresa para comprender sus procesos y flujos de trabajo, y luego ofrecer recomendaciones para mejorar la eficiencia y la productividad. El papel del ejecutivo de cuenta en el uso de softwares es garantizar que la empresa obtenga el máximo provecho de la tecnología y pueda abordar los retos empresariales de manera más efectiva. 

Cómo los ejecutivos de cuentas garantizan una operación eficiente del software

Además de la personalización, los ejecutivos de cuentas también se encargan de garantizar una operación eficiente del software. Esto implica supervisar la implementación y el mantenimiento de las soluciones tecnológicas, garantizando que el software funcione de manera óptima y que cualquier problema o error se resuelva de manera rápida y eficiente.

Los ejecutivos de cuentas se aseguran de que las necesidades y expectativas de la empresa se cumplan. También brindan soporte técnico y capacitación a los empleados, asegurándose de que estén familiarizados con el software y puedan utilizarlo de manera efectiva.

Y, lo más importante, permite que las empresas se enfoquen en su core business mientras él desempeña actividades no prioritarias pero indispensables en la operación.

En resumen, los ejecutivos de cuentas desempeñan un papel crucial en garantizar que el software funcione de manera eficiente y que la empresa obtenga el máximo valor de sus inversiones tecnológicas.

El rol de los ejecutivos de cuentas en la gestión de procesos

Además de garantizar una operación eficiente del software, los ejecutivos de cuentas también desempeñan un papel importante en la gestión de procesos. Al comprender las necesidades y los desafíos de una empresa, pueden identificar áreas de mejora y recomendar cambios en los procesos existentes.

Los ejecutivos de cuentas trabajan en estrecha colaboración con los departamentos internos de una empresa para analizar y evaluar los flujos de trabajo existentes. Luego, utilizan su experiencia y conocimiento para implementar cambios que mejoren la eficiencia y la productividad de la empresa.

La gestión de procesos es fundamental para el éxito empresarial, ya que permite identificar y eliminar cuellos de botella, minimizar los errores y optimizar los recursos. Los ejecutivos de cuentas, con su comprensión tanto de la tecnología como de los procesos empresariales, son fundamentales para lograr una gestión de procesos efectiva.

Cómo los ejecutivos de cuentas acercan la tecnología a las necesidades empresariales

Uno de los mayores desafíos en el mundo empresarial es el de acercar la tecnología a las necesidades empresariales. A menudo, hay una brecha entre los equipos de TI y los equipos de negocio, lo que dificulta la implementación exitosa de soluciones tecnológicas.

Los ejecutivos de cuentas tienen la capacidad de traducir el lenguaje técnico de los equipos de TI al lenguaje empresarial comprensible para los directivos y empleados. Esto ayuda a alinear las expectativas y garantizar que la tecnología se utilice de manera efectiva para abordar los desafíos empresariales.

La rentabilidad de contratar un servicio que incluya a un ejecutivo de cuentas

A primera vista, puede parecer que contratar el servicio de software que contemple a un ejecutivo de cuentas como parte de la operación es un gasto innecesario. Sin embargo, cuando se considera el valor que pueden aportar a una empresa, se vuelve evidente que son una inversión rentable.

Los ejecutivos de cuentas ayudan a maximizar el retorno de la inversión en tecnología al garantizar que se utilice de manera efectiva y se adapte a las necesidades específicas de la empresa. En muchos casos, si son parte de un servicio tercerizado, se encargan de gran parte de las actividades relacionadas con el servicio de software que se contrató. Además, su experiencia en la gestión de procesos y la optimización de flujos de trabajo puede generar ahorros significativos en términos de tiempo y recursos.

Conclusión: El valor de los ejecutivos de cuentas para abordar los desafíos empresariales más allá de las soluciones de software

En resumen, los ejecutivos de cuentas desempeñan un papel esencial en el mundo empresarial actual. Aunque las soluciones de software y la tecnología son importantes, el toque humano que aportan los ejecutivos de cuentas es fundamental para abordar los retos empresariales de manera efectiva.

Desde la personalización hasta la gestión de procesos y la conexión entre la tecnología y las necesidades empresariales, los ejecutivos de cuentas ofrecen un conjunto único de habilidades y cualidades que no pueden ser replicadas por las soluciones de software.

Si una empresa desea aprovechar al máximo las ventajas que ofrece la tecnología, es necesario considerar aquellas propuestas que contemplan como parte fundamental de sus servicios a una persona especializada que tenga el tiempo y la capacidad para aprovechar los beneficios que ofrecen los programas informáticos. Contratar estos servicios integrales, puede ser la clave para superar los desafíos empresariales más allá de las soluciones de software y lograr el éxito a largo plazo.

En Data Process contamos con diferentes soluciones que incorporan la atención de un ejecutivo de cuenta, aunado a un software en la nube, para atender los retos de nuestros clientes en la gestión de la información y de procesos.

Para obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

¿Estás preparado para una auditoría, en caso de tener proveedores de REPSE?

Auditoría para empresas con proveedores de servicios especializados

Cuando una empresa contrata personal de proveedores de servicios especializados, tiene la responsabilidad de asegurarse de que estos cumplan con las obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social de los empleados, ya que se convierte en obligado solidario. Para lograr esto, es esencial solicitar, validar y conservar los comprobantes de pagos de nóminas, contribuciones y cuotas del IMSS y del INFONAVIT.

Las autoridades tienen la facultad de llevar a cabo auditorías a las instituciones subcontratantes de servicios especializados (REPSE), para verificar su cumplimiento con las responsabilidades adquiridas.

¿Qué sucede si una empresa no cuenta con los comprobantes necesarios durante una auditoría?

En el caso de que una empresa subcontratante no permita las inspecciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) o no facilite la información requerida durante una auditoría por subcontratación de REPSE, se expone a recibir una multa que oscila entre los 250 y los 5 mil UMAS, es decir, entre $25,935 y $518,700 pesos.

Además, dado que el subcontratante es responsable solidario, si el proveedor de servicios especializados no cumplió con sus obligaciones, el subcontratante deberá asumir dichas obligaciones y los pagos por los servicios especializados (REPSE) no serán deducibles para ISR ni acreditable el IVA trasladado.

Este año, se han realizado alrededor de 3 mil inspecciones que han derivado en multas por más de 27 millones de pesos.

Simplifica la gestión de documentación de REPSE

En Data Process, te ofrecemos una solución que garantiza el cumplimiento correcto de tus obligaciones y elimina la necesidad de que tu personal dedique tiempo a esta tarea.

Deja en manos de nuestros especialistas la solicitud, validación y adecuada administración digital de la documentación a través de nuestro software en la nube, Core Image ®. Tu ejecutivo de cuenta te proporcionará un informe mensual para que puedas evaluar el cumplimiento de tus proveedores y tomar las decisiones necesarias en caso de ser necesario.

Toda la documentación estará disponible y organizada para una auditoría por subcontratación de REPSE, interna o externa, cuando lo necesites.

Para obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Los 5 errores principales en la administración de viáticos

Evita errores en la comprobación de viáticos

La administración de viáticos puede ser un dolor de cabeza para todos los involucrados, las empresas buscan tener procesos y políticas que mejoren la gestión, pero algunas decisiones dentro de sus procesos pueden ser contraproducentes en el proceso y representar un desacierto en el control de viáticos.

Estos son los 5 errores en la administración de viáticos que debes evitar
  1. Descontar a los colaboradores los viáticos no comprobados. *
  2. No proveer una plataforma que facilite la comprobación.
  3. Tener un proceso complejo y burocrático de solicitud, autorización, comprobación, aprobación y desarrollo de reportes.
  4. Distraer a los colaboradores de sus actividades en la gestión de viáticos y gastos corporativos.
  5. No tener claridad de las pérdidas económicas por gastos no comprobados (y por lo tanto, no evitarlas)

*Sin facilitar, efectivamente, el proceso de comprobación

En 2022, la Global Business Travel Association, publicó un estudio sobre las prácticas y costos de los reportes de viáticos a nivel mundial. Encontraron que, en el mundo, pero particularmente en Latinoamérica, la comprobación de viáticos drena los recursos de las empresas, no solo los económicos.

Este estudio afirma que, realizar un reporte de gastos lleva alrededor de 20 minutos y cuesta 58 dólares. El 19% de los reportes tienen errores o están incompletos, el costo de corregirlos es de 52 dólares y lleva 18 minutos. Estos son promedios mundiales, en países como México, en los que la complejidad fiscal es mucho mayor y que la mayoría de las empresas no tienen herramientas ni soluciones efectivas, es muy probable que el tiempo de realización y porcentajes de error sean mucho mayores, con el aumento de costos que esto significa.

La complejidad de la comprobación de viáticos en México

En México, que la comprobación de gastos va ligada a la deducción de impuestos, el costo aumenta considerablemente. Las empresas dejan de deducir entre el 8 y el 25% de sus gastos de viáticos, pero en pocas ocasiones lo tienen contabilizado.

Información complementaria de este estudio muestra el retraso que existe en Latinoamérica en la digitalización y automatización de los procesos de comprobación de gastos. 71% de las personas que presentan comprobación de gastos en Latinoamérica, lo hacen con recibos físicos -en muchas ocasiones con carátulas de reportes impresas-, mientras en EEUU el 84% lo hace de manera digital.

En la experiencia de cualquier colaborador que genera gastos de viáticos, la solicitud de facturas es frustrante y desgastante, asegurar el cumplimiento, para evitar descuentos por comprobaciones no realizadas, distrae la atención de las actividades que realiza. Depende de la cantidad de viajes que realice, pero en promedio, la recuperación de CFDIs de todos los gastos, implica dos días completos al mes, que el colaborador podría dedicar a su responsabilidad principal.

En Data Process tenemos una solución integral, que reduce notablemente los costos de la comprobación de gastos, tanto monetarios como de tiempo del recurso humano. Evita caer en los errores en la administración de viáticos, nosotros podemos ayudarte, si requieres más información contáctanos.

Tercerización de procesos, lo que nuestra mesa de control puede hacer por ti

Business Process Outsourcing o BPO es una tendencia en modelos de negocio, que sigue ganando terreno internacionalmente. Conocida en español como tercerización de procesos empresariales, esta práctica permite a las empresas concentrar el talento y el tiempo de sus colaboradores en las actividades de su expertise, mientras otros se encarguen de operaciones secundarias, que son necesarias pero que no responden a sus competencias centrales y que no aportan valor. Con el BPO, las empresas desligan a sus ejecutivos y otros equipos de responsabilidades que interfieren en el cumplimiento de sus funciones.

En México, el mercado de plataformas digitales que facilitan procesos, ha crecido mucho en los últimos años, sin embargo, le mejor herramienta no es aprovechada correctamente cuando no hay una persona especializada y dedicada a ella. Los softwares son excelentes plataformas de gestión, para un un paso más allá, mejorar la productividad y solucionar necesidades específicas, o problemas más complejos o delicados, se necesita una mano -y una cabeza- humana, que entienda los procesos de la empresa y pueda dar soluciones más completas y que generen cambios y mejoras a largo plazo.

Tercerización de procesos empresariales a través de nuestra mesa de control

En Data Process tenemos una mesa de control, que opera los sistemas de gestión documental que ofrecemos a nuestros clientes, realiza las actividades repetitivas y que les quitan tiempo y lo hace de una forma más efectiva. Así, con la tercerización de procesos empresariales, nuestros clientes optimizan su ejecución interna, con actividades relacionadas directamente con su industria, gestionan sus operaciones de forma estratégica, aumentan la eficacia de sus equipos y reducen cargas administrativas. Al mismo tiempo se aseguran de que el control de su información tiene procesos especializados y con mayor seguridad.

Tenemos diferentes servicios, pero podemos dar solución a los retos que enfrentes, contáctanos para ver cómo podemos ayudarte.

¿La administración de viáticos es un dolor de cabeza?

Si bien es un proceso indispensable para cualquier organización que tenga colaboradores viajando y no es una actividad técnicamente compleja, en general, la administración de viáticos es una tarea desgastante para todos los involucrados.

Quien viaja por trabajo, regularmente tiene los tiempos limitados y está enfocado en su responsabilidad directa. Al llegar a su hotel, tiene que dedicar parte de su tiempo de descanso en solicitar las facturas de sus gastos de comida y otros viáticos. Si no lo hace, cuando está en casa, usa hasta 2 o 3 días al mes en recuperar facturas, con el riesgo de haber perdido algunos tickets o que los establecimientos den tiempo limitado para solicitarla y ya no se puedan recuperar.

Los retos que enfrenta el área de Finanzas en la administración de viáticos

Por su parte, el área de Finanzas tiene que recordar a los colaboradores que no han enviado sus comprobaciones, validar que las facturas estén correctas, hacer la conciliación de tarjetas y muchas otras actividades que quitan mucho tiempo mientras prepara el cierre fiscal del mes.

Descuentos de nómina, pérdida de deducibilidad, tiempo dedicado del personal en actividades poco rentables y que no aprovechan su talento, son sólo algunas de las afectaciones económicas tanto para los colaboradores como para la institución. Esto sin tomar en cuenta el desgaste en la relación laboral, por un proceso poco eficiente para todos.

¿Cómo facilitar la gestión de viáticos y gastos corporativos?

En Data Process tenemos una solución integral, que no solo involucra un software en la nube, también la participación de una mesa de control que puede recuperar todas las facturas de los gastos de los colaboradores, reclasificar cuentas contables, refacturar facturas inválidas, conciliar tarjetas, recordar a los colaboradores que no han realizado todas sus comprobaciones, semanalmente, para que el cierre contable del mes sea mucho menos complejo, entre otras actividades.

Así, tu empresa tiene una adecuada administración de los viáticos y gastos administrativos, sin dedicar tiempo útil de tus colaboradores en esas tareas.

Si quieres más información da click aquí, nosotros podemos ayudarte a facilitar tus procesos en la administración de viáticos