Los ejecutivos de cuenta y el uso de los softwares

El ejecutivo de cuenta en el uso de los softwares

Es importante analizar por qué los ejecutivos de cuentas son esenciales para afrontar los retos empresariales, más allá de las soluciones de software, la respuesta es simple. El ejecutivo de cuenta, en el uso de los softwares ofrece lo que la tecnología no tiene: el toque humano.

El rol de un ejecutivo de cuentas para una organización

En el mundo empresarial actual, las soluciones de software y la tecnología desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento de las empresas. Sin embargo, a pesar de los avances tecnológicos, existe un elemento que sigue siendo esencial para afrontar los retos empresariales de manera efectiva: el toque humano.

El papel ejecutivo de cuentas en el uso de softwares es gestionar adecuadamente las soluciones tecnológicas. Su rol principal es garantizar soluciones a medida para sus necesidades empresariales. Aunque las soluciones de software pueden ser eficientes en términos de automatización y optimización de procesos, los ejecutivos de cuentas aportan un nivel adicional de personalización y adaptabilidad que no puede ser ofrecido por los programas informáticos, al tiempo de que permite que los empleados de sus clientes se enfoquen en sus actividades prioritarias, mientras él atiende las que se buscan abarcar a través del software.

Las limitaciones de las soluciones de TI para abordar los desafíos empresariales

Si bien las soluciones de software pueden ser muy útiles para abordar desafíos empresariales, también tienen sus limitaciones. En primer lugar, las soluciones de TI suelen ser genéricas y no están diseñadas para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa. Esto puede llevar a que las empresas se vean obligadas a adaptarse a las funcionalidades limitadas de los programas informáticos, en lugar de adaptar el software a sus necesidades.

Además, las soluciones de software no pueden abordar todos los aspectos de un reto empresarial. A menudo, los desafíos empresariales requieren un enfoque integral, que va más allá de la implementación de una solución tecnológica. Aquí es donde los ejecutivos de cuentas desempeñan un papel vital.

La importancia de la personalización según necesidades específicas

Una de las principales ventajas de contar con ejecutivos de cuentas es su capacidad para personalizar las soluciones según las necesidades específicas de cada cliente. A diferencia de las soluciones de software estándar, los ejecutivos de cuentas pueden identificar los desafíos únicos que enfrenta una empresa y adaptar el software existente o buscar soluciones alternativas que satisfagan esas necesidades.

La personalización no solo se limita a la adaptación del software, sino también a otros aspectos del negocio. Los ejecutivos de cuentas pueden colaborar estrechamente con los departamentos internos de una empresa para comprender sus procesos y flujos de trabajo, y luego ofrecer recomendaciones para mejorar la eficiencia y la productividad. El papel del ejecutivo de cuenta en el uso de softwares es garantizar que la empresa obtenga el máximo provecho de la tecnología y pueda abordar los retos empresariales de manera más efectiva. 

Cómo los ejecutivos de cuentas garantizan una operación eficiente del software

Además de la personalización, los ejecutivos de cuentas también se encargan de garantizar una operación eficiente del software. Esto implica supervisar la implementación y el mantenimiento de las soluciones tecnológicas, garantizando que el software funcione de manera óptima y que cualquier problema o error se resuelva de manera rápida y eficiente.

Los ejecutivos de cuentas se aseguran de que las necesidades y expectativas de la empresa se cumplan. También brindan soporte técnico y capacitación a los empleados, asegurándose de que estén familiarizados con el software y puedan utilizarlo de manera efectiva.

Y, lo más importante, permite que las empresas se enfoquen en su core business mientras él desempeña actividades no prioritarias pero indispensables en la operación.

En resumen, los ejecutivos de cuentas desempeñan un papel crucial en garantizar que el software funcione de manera eficiente y que la empresa obtenga el máximo valor de sus inversiones tecnológicas.

El rol de los ejecutivos de cuentas en la gestión de procesos

Además de garantizar una operación eficiente del software, los ejecutivos de cuentas también desempeñan un papel importante en la gestión de procesos. Al comprender las necesidades y los desafíos de una empresa, pueden identificar áreas de mejora y recomendar cambios en los procesos existentes.

Los ejecutivos de cuentas trabajan en estrecha colaboración con los departamentos internos de una empresa para analizar y evaluar los flujos de trabajo existentes. Luego, utilizan su experiencia y conocimiento para implementar cambios que mejoren la eficiencia y la productividad de la empresa.

La gestión de procesos es fundamental para el éxito empresarial, ya que permite identificar y eliminar cuellos de botella, minimizar los errores y optimizar los recursos. Los ejecutivos de cuentas, con su comprensión tanto de la tecnología como de los procesos empresariales, son fundamentales para lograr una gestión de procesos efectiva.

Cómo los ejecutivos de cuentas acercan la tecnología a las necesidades empresariales

Uno de los mayores desafíos en el mundo empresarial es el de acercar la tecnología a las necesidades empresariales. A menudo, hay una brecha entre los equipos de TI y los equipos de negocio, lo que dificulta la implementación exitosa de soluciones tecnológicas.

Los ejecutivos de cuentas tienen la capacidad de traducir el lenguaje técnico de los equipos de TI al lenguaje empresarial comprensible para los directivos y empleados. Esto ayuda a alinear las expectativas y garantizar que la tecnología se utilice de manera efectiva para abordar los desafíos empresariales.

La rentabilidad de contratar un servicio que incluya a un ejecutivo de cuentas

A primera vista, puede parecer que contratar el servicio de software que contemple a un ejecutivo de cuentas como parte de la operación es un gasto innecesario. Sin embargo, cuando se considera el valor que pueden aportar a una empresa, se vuelve evidente que son una inversión rentable.

Los ejecutivos de cuentas ayudan a maximizar el retorno de la inversión en tecnología al garantizar que se utilice de manera efectiva y se adapte a las necesidades específicas de la empresa. En muchos casos, si son parte de un servicio tercerizado, se encargan de gran parte de las actividades relacionadas con el servicio de software que se contrató. Además, su experiencia en la gestión de procesos y la optimización de flujos de trabajo puede generar ahorros significativos en términos de tiempo y recursos.

Conclusión: El valor de los ejecutivos de cuentas para abordar los desafíos empresariales más allá de las soluciones de software

En resumen, los ejecutivos de cuentas desempeñan un papel esencial en el mundo empresarial actual. Aunque las soluciones de software y la tecnología son importantes, el toque humano que aportan los ejecutivos de cuentas es fundamental para abordar los retos empresariales de manera efectiva.

Desde la personalización hasta la gestión de procesos y la conexión entre la tecnología y las necesidades empresariales, los ejecutivos de cuentas ofrecen un conjunto único de habilidades y cualidades que no pueden ser replicadas por las soluciones de software.

Si una empresa desea aprovechar al máximo las ventajas que ofrece la tecnología, es necesario considerar aquellas propuestas que contemplan como parte fundamental de sus servicios a una persona especializada que tenga el tiempo y la capacidad para aprovechar los beneficios que ofrecen los programas informáticos. Contratar estos servicios integrales, puede ser la clave para superar los desafíos empresariales más allá de las soluciones de software y lograr el éxito a largo plazo.

En Data Process contamos con diferentes soluciones que incorporan la atención de un ejecutivo de cuenta, aunado a un software en la nube, para atender los retos de nuestros clientes en la gestión de la información y de procesos.

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¿Estás preparado para una auditoría, en caso de tener proveedores de REPSE?

Auditoría para empresas con proveedores de servicios especializados

Cuando una empresa contrata personal de proveedores de servicios especializados, tiene la responsabilidad de asegurarse de que estos cumplan con las obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social de los empleados, ya que se convierte en obligado solidario. Para lograr esto, es esencial solicitar, validar y conservar los comprobantes de pagos de nóminas, contribuciones y cuotas del IMSS y del INFONAVIT.

Las autoridades tienen la facultad de llevar a cabo auditorías a las instituciones subcontratantes de servicios especializados (REPSE), para verificar su cumplimiento con las responsabilidades adquiridas.

¿Qué sucede si una empresa no cuenta con los comprobantes necesarios durante una auditoría?

En el caso de que una empresa subcontratante no permita las inspecciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) o no facilite la información requerida durante una auditoría por subcontratación de REPSE, se expone a recibir una multa que oscila entre los 250 y los 5 mil UMAS, es decir, entre $25,935 y $518,700 pesos.

Además, dado que el subcontratante es responsable solidario, si el proveedor de servicios especializados no cumplió con sus obligaciones, el subcontratante deberá asumir dichas obligaciones y los pagos por los servicios especializados (REPSE) no serán deducibles para ISR ni acreditable el IVA trasladado.

Este año, se han realizado alrededor de 3 mil inspecciones que han derivado en multas por más de 27 millones de pesos.

Simplifica la gestión de documentación de REPSE

En Data Process, te ofrecemos una solución que garantiza el cumplimiento correcto de tus obligaciones y elimina la necesidad de que tu personal dedique tiempo a esta tarea.

Deja en manos de nuestros especialistas la solicitud, validación y adecuada administración digital de la documentación a través de nuestro software en la nube, Core Image ®. Tu ejecutivo de cuenta te proporcionará un informe mensual para que puedas evaluar el cumplimiento de tus proveedores y tomar las decisiones necesarias en caso de ser necesario.

Toda la documentación estará disponible y organizada para una auditoría por subcontratación de REPSE, interna o externa, cuando lo necesites.

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Los 5 errores principales en la administración de viáticos

Evita errores en la comprobación de viáticos

La administración de viáticos puede ser un dolor de cabeza para todos los involucrados, las empresas buscan tener procesos y políticas que mejoren la gestión, pero algunas decisiones dentro de sus procesos pueden ser contraproducentes en el proceso y representar un desacierto en el control de viáticos.

Estos son los 5 errores en la administración de viáticos que debes evitar
  1. Descontar a los colaboradores los viáticos no comprobados. *
  2. No proveer una plataforma que facilite la comprobación.
  3. Tener un proceso complejo y burocrático de solicitud, autorización, comprobación, aprobación y desarrollo de reportes.
  4. Distraer a los colaboradores de sus actividades en la gestión de viáticos y gastos corporativos.
  5. No tener claridad de las pérdidas económicas por gastos no comprobados (y por lo tanto, no evitarlas)

*Sin facilitar, efectivamente, el proceso de comprobación

En 2022, la Global Business Travel Association, publicó un estudio sobre las prácticas y costos de los reportes de viáticos a nivel mundial. Encontraron que, en el mundo, pero particularmente en Latinoamérica, la comprobación de viáticos drena los recursos de las empresas, no solo los económicos.

Este estudio afirma que, realizar un reporte de gastos lleva alrededor de 20 minutos y cuesta 58 dólares. El 19% de los reportes tienen errores o están incompletos, el costo de corregirlos es de 52 dólares y lleva 18 minutos. Estos son promedios mundiales, en países como México, en los que la complejidad fiscal es mucho mayor y que la mayoría de las empresas no tienen herramientas ni soluciones efectivas, es muy probable que el tiempo de realización y porcentajes de error sean mucho mayores, con el aumento de costos que esto significa.

La complejidad de la comprobación de viáticos en México

En México, que la comprobación de gastos va ligada a la deducción de impuestos, el costo aumenta considerablemente. Las empresas dejan de deducir entre el 8 y el 25% de sus gastos de viáticos, pero en pocas ocasiones lo tienen contabilizado.

Información complementaria de este estudio muestra el retraso que existe en Latinoamérica en la digitalización y automatización de los procesos de comprobación de gastos. 71% de las personas que presentan comprobación de gastos en Latinoamérica, lo hacen con recibos físicos -en muchas ocasiones con carátulas de reportes impresas-, mientras en EEUU el 84% lo hace de manera digital.

En la experiencia de cualquier colaborador que genera gastos de viáticos, la solicitud de facturas es frustrante y desgastante, asegurar el cumplimiento, para evitar descuentos por comprobaciones no realizadas, distrae la atención de las actividades que realiza. Depende de la cantidad de viajes que realice, pero en promedio, la recuperación de CFDIs de todos los gastos, implica dos días completos al mes, que el colaborador podría dedicar a su responsabilidad principal.

En Data Process tenemos una solución integral, que reduce notablemente los costos de la comprobación de gastos, tanto monetarios como de tiempo del recurso humano. Evita caer en los errores en la administración de viáticos, nosotros podemos ayudarte, si requieres más información contáctanos.

Tercerización de procesos, lo que nuestra mesa de control puede hacer por ti

Business Process Outsourcing o BPO es una tendencia en modelos de negocio, que sigue ganando terreno internacionalmente. Conocida en español como tercerización de procesos empresariales, esta práctica permite a las empresas concentrar el talento y el tiempo de sus colaboradores en las actividades de su expertise, mientras otros se encarguen de operaciones secundarias, que son necesarias pero que no responden a sus competencias centrales y que no aportan valor. Con el BPO, las empresas desligan a sus ejecutivos y otros equipos de responsabilidades que interfieren en el cumplimiento de sus funciones.

En México, el mercado de plataformas digitales que facilitan procesos, ha crecido mucho en los últimos años, sin embargo, le mejor herramienta no es aprovechada correctamente cuando no hay una persona especializada y dedicada a ella. Los softwares son excelentes plataformas de gestión, para un un paso más allá, mejorar la productividad y solucionar necesidades específicas, o problemas más complejos o delicados, se necesita una mano -y una cabeza- humana, que entienda los procesos de la empresa y pueda dar soluciones más completas y que generen cambios y mejoras a largo plazo.

Tercerización de procesos empresariales a través de nuestra mesa de control

En Data Process tenemos una mesa de control, que opera los sistemas de gestión documental que ofrecemos a nuestros clientes, realiza las actividades repetitivas y que les quitan tiempo y lo hace de una forma más efectiva. Así, con la tercerización de procesos empresariales, nuestros clientes optimizan su ejecución interna, con actividades relacionadas directamente con su industria, gestionan sus operaciones de forma estratégica, aumentan la eficacia de sus equipos y reducen cargas administrativas. Al mismo tiempo se aseguran de que el control de su información tiene procesos especializados y con mayor seguridad.

Tenemos diferentes servicios, pero podemos dar solución a los retos que enfrentes, contáctanos para ver cómo podemos ayudarte.

¿La administración de viáticos es un dolor de cabeza?

Si bien es un proceso indispensable para cualquier organización que tenga colaboradores viajando y no es una actividad técnicamente compleja, en general, la administración de viáticos es una tarea desgastante para todos los involucrados.

Quien viaja por trabajo, regularmente tiene los tiempos limitados y está enfocado en su responsabilidad directa. Al llegar a su hotel, tiene que dedicar parte de su tiempo de descanso en solicitar las facturas de sus gastos de comida y otros viáticos. Si no lo hace, cuando está en casa, usa hasta 2 o 3 días al mes en recuperar facturas, con el riesgo de haber perdido algunos tickets o que los establecimientos den tiempo limitado para solicitarla y ya no se puedan recuperar.

Los retos que enfrenta el área de Finanzas en la administración de viáticos

Por su parte, el área de Finanzas tiene que recordar a los colaboradores que no han enviado sus comprobaciones, validar que las facturas estén correctas, hacer la conciliación de tarjetas y muchas otras actividades que quitan mucho tiempo mientras prepara el cierre fiscal del mes.

Descuentos de nómina, pérdida de deducibilidad, tiempo dedicado del personal en actividades poco rentables y que no aprovechan su talento, son sólo algunas de las afectaciones económicas tanto para los colaboradores como para la institución. Esto sin tomar en cuenta el desgaste en la relación laboral, por un proceso poco eficiente para todos.

¿Cómo facilitar la gestión de viáticos y gastos corporativos?

En Data Process tenemos una solución integral, que no solo involucra un software en la nube, también la participación de una mesa de control que puede recuperar todas las facturas de los gastos de los colaboradores, reclasificar cuentas contables, refacturar facturas inválidas, conciliar tarjetas, recordar a los colaboradores que no han realizado todas sus comprobaciones, semanalmente, para que el cierre contable del mes sea mucho menos complejo, entre otras actividades.

Así, tu empresa tiene una adecuada administración de los viáticos y gastos administrativos, sin dedicar tiempo útil de tus colaboradores en esas tareas.

Si quieres más información da click aquí, nosotros podemos ayudarte a facilitar tus procesos en la administración de viáticos