La administración de viáticos puede ser un dolor de cabeza para todos los involucrados, las empresas buscan tener procesos y políticas que mejoren la gestión, pero algunas decisiones dentro de sus procesos pueden ser contraproducentes en el proceso y representar un desacierto en el control de viáticos.
Estos son los 5 errores en la administración de viáticos que debes evitar
- Descontar a los colaboradores los viáticos no comprobados. *
- No proveer una plataforma que facilite la comprobación.
- Tener un proceso complejo y burocrático de solicitud, autorización, comprobación, aprobación y desarrollo de reportes.
- Distraer a los colaboradores de sus actividades en la gestión de viáticos y gastos corporativos.
- No tener claridad de las pérdidas económicas por gastos no comprobados (y por lo tanto, no evitarlas)
*Sin facilitar, efectivamente, el proceso de comprobación
En 2022, la Global Business Travel Association, publicó un estudio sobre las prácticas y costos de los reportes de viáticos a nivel mundial. Encontraron que, en el mundo, pero particularmente en Latinoamérica, la comprobación de viáticos drena los recursos de las empresas, no solo los económicos.
Este estudio afirma que, realizar un reporte de gastos lleva alrededor de 20 minutos y cuesta 58 dólares. El 19% de los reportes tienen errores o están incompletos, el costo de corregirlos es de 52 dólares y lleva 18 minutos. Estos son promedios mundiales, en países como México, en los que la complejidad fiscal es mucho mayor y que la mayoría de las empresas no tienen herramientas ni soluciones efectivas, es muy probable que el tiempo de realización y porcentajes de error sean mucho mayores, con el aumento de costos que esto significa.
La complejidad de la comprobación de viáticos en México
En México, que la comprobación de gastos va ligada a la deducción de impuestos, el costo aumenta considerablemente. Las empresas dejan de deducir entre el 8 y el 25% de sus gastos de viáticos, pero en pocas ocasiones lo tienen contabilizado.
Información complementaria de este estudio muestra el retraso que existe en Latinoamérica en la digitalización y automatización de los procesos de comprobación de gastos. 71% de las personas que presentan comprobación de gastos en Latinoamérica, lo hacen con recibos físicos -en muchas ocasiones con carátulas de reportes impresas-, mientras en EEUU el 84% lo hace de manera digital.
En la experiencia de cualquier colaborador que genera gastos de viáticos, la solicitud de facturas es frustrante y desgastante, asegurar el cumplimiento, para evitar descuentos por comprobaciones no realizadas, distrae la atención de las actividades que realiza. Depende de la cantidad de viajes que realice, pero en promedio, la recuperación de CFDIs de todos los gastos, implica dos días completos al mes, que el colaborador podría dedicar a su responsabilidad principal.
En Data Process tenemos una solución integral, que reduce notablemente los costos de la comprobación de gastos, tanto monetarios como de tiempo del recurso humano. Evita caer en los errores en la administración de viáticos, nosotros podemos ayudarte, si requieres más información contáctanos.
