Guía Detallada para Facturar en la Página de Alsea

Alsea, como líder en la industria de alimentos y servicios, ofrece a sus clientes la posibilidad de facturar, de obtener el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de sus consumos a través de su plataforma en línea para poder hacer que tus gastos sean deducibles.

Si el consumo que tienes que facturar es por gastos de viáticos, seguramente la facturación en Alsea será lo menos complicado. En este artículo encontrarás las instrucciones para facturación de Starbucks, Domino´s Pizza, Burger King, Italianni´s, PF Chang’s y demás restaurantes de grupo Alsea. Pero, si dedicas mucho tiempo a la facturación de viáticos cada mes, en Data Process tenemos la solución para facilitar tu comprobación de viáticos ¡Búscanos!

A continuación, te presentamos una guía paso a paso para obtener tu CFDI en grupo Alsea.

Paso 1: Accede al Sitio Web de Alsea

Ingresa al portal de Alsea desde tu navegador web favorito. Una vez en la página principal, busca la sección de facturación. Puedes encontrarla generalmente en el menú principal o en la sección de «Mis Pedidos».

Paso 2: Inicia Sesión en tu Cuenta

Si ya tienes una cuenta en el sitio web de Alsea, inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña. En caso de no tener una cuenta, regístrate proporcionando la información necesaria.

Paso 3: Selecciona tu Pedido

Después de iniciar sesión, localiza la sección de «Historial de Pedidos» o «Mis Consumos». Aquí encontrarás una lista de tus compras anteriores. Selecciona el pedido del cual deseas obtener el CFDI.

Paso 4: Verifica tu Consumo

Antes de proceder con la facturación, verifica que los detalles de tu consumo sean correctos. Asegúrate de que la información refleje la fecha, hora y productos adquiridos de manera precisa.

Paso 5: Solicita tu CFDI

En la página del pedido seleccionado, busca la opción que indica «Facturar» o «Solicitar CFDI». Haz clic en esta opción para iniciar el proceso de facturación.

Paso 6: Completa la Información Fiscal

Alsea te solicitará información fiscal para generar tu CFDI. Completa los campos obligatorios, como RFC, nombre, y demás datos fiscales. Es crucial que la información sea precisa y coincida con tus documentos oficiales.

Paso 7: Revisa y Confirma

Antes de finalizar el proceso, revisa cuidadosamente la información proporcionada. Verifica que no haya errores en tu RFC u otros detalles fiscales. Una vez confirmado, procede a generar tu CFDI.

Paso 8: Descarga tu CFDI

Una vez completado el proceso, la plataforma te proporcionará un enlace para descargar tu CFDI en formato PDF. Asegúrate de guardar este documento, ya que es esencial para cualquier trámite fiscal.

¡Listo! Has completado exitosamente el proceso de facturación de Starbucks y cualquier otro restaurante del grupo, en la página de Alsea.

No olvides que es importante validar que esta y todas las facturas que generes de diversos consumos, sean válidas. En nuestro sistema de control de viáticos podemos validar facturas por ti.

Viajes de Negocios: Más Allá de las Ventas, Profesionales y Técnicos en Ruta

Los viajes de negocios son fundamentales en el mundo empresarial y, aunque comúnmente asociados a equipos de ventas, no se limitan a esta área. Profesionales técnicos, especialistas y expertos en diversas disciplinas también encuentran en los desplazamientos una parte esencial de sus responsabilidades. En este artículo, exploraremos cómo los viajes de negocios abarcan mucho más que las actividades comerciales, destacando la diversidad de profesionales involucrados y la importancia de visibilizar los gastos de viáticos y los retos en la comprobación de los mismos, para cada uno de ellos.

  1. Ingenieros y Desarrolladores: Nuevos Horizontes, Nuevos Códigos

Ingenieros y desarrolladores de software a menudo viajan para colaborar en proyectos, realizar capacitaciones o participar en conferencias tecnológicas. Además de los costos de vuelos y alojamiento, estos viajes conllevan gastos adicionales en viáticos. La justificación de estos gastos para ingenieros y desarrolladores implica no solo comidas y transporte, sino también recursos técnicos y materiales necesarios para su labor en ubicaciones remotas.

  1. Personal de Soporte Técnico: Manteniendo la Máquina en Marcha

El personal de soporte técnico es esencial para garantizar el correcto funcionamiento de sistemas y servicios. Viajar les permite ofrecer asistencia directa, solucionar problemas en el sitio y realizar actualizaciones críticas. La gestión de viáticos para el personal de soporte técnico implica una comprobación rápida y precisa debido a la urgencia de sus tareas.

III. Consultores y Asesores: De un Lugar a Otro, Brindando Experiencia

Consultores y asesores viajan para entender desafíos y necesidades específicas, ofrecer soluciones personalizadas y establecer una conexión más estrecha con los equipos. La gestión de viáticos para consultores implica inversiones en materiales de presentación, informes y eventos de networking.

  1. Investigadores y Científicos: Descubrimientos que Requieren Viajes

En el ámbito científico, la investigación a menudo requiere la presencia directa en el lugar de los eventos. La inversión en viáticos para investigadores va más allá de vuelos y alojamiento, incluyendo la adquisición de equipos especializados y la participación en conferencias internacionales.

  1. Profesionales de Marketing: Conectando con Audiencias Globales

Profesionales del marketing viajan para participar en eventos, ferias comerciales y reuniones estratégicas. La gestión de viáticos en marketing implica gastos directos asociados con eventos y la inversión en materiales promocionales específicos para cada mercado.

  1. Especialistas en Recursos Humanos: Construyendo Equipos Globales

En el mundo corporativo actual, la formación y desarrollo de equipos internacionales son comunes. La gestión de viáticos en recursos humanos incluye gastos directos de viaje, inversiones en programas de formación y actividades de construcción de equipo.

Inversión en Viáticos: Una Estrategia Empresarial Crucial

La inversión en viáticos no solo cubre los gastos de viaje, sino que representa inversiones estratégicas para el éxito a largo plazo de la empresa. Si bien es un rubro que puede parecer muy alto dentro de los gastos en una institución, tener estrategias y políticas claras, sencillas y bien definidas, facilita tener una correcta gestión de viáticos.

Comprobación de Viáticos: Eficiencia y Transparencia

La comprobación de viáticos es esencial, y su eficiencia es crucial para mantener la fluidez de las operaciones. Implementar tecnologías como soluciones digitales de gestión de gastos agiliza el proceso, mejorando la experiencia del empleado y garantizando la transparencia en la gestión financiera.

Es importante destacar que, en un entorno fiscal tan complejo como el mexicano, la comprobación de viáticos puede significar una importante inversión de tiempo tanto para los colaboradores, como para el área de Finanzas. Encontrar aliados estratégicos, como Data Process, que faciliten estas tareas, resulta en un beneficio económico y de tiempo para los equipos que realizan viajes de negocios.

La inversión en viáticos, junto con una eficiente comprobación de gastos, se convierte en una estrategia crucial para el éxito de la empresa, asegurando que cada desplazamiento contribuya al crecimiento y desarrollo de la organización.

La Importancia de la Validación de Facturas y los Beneficios de una Herramienta Automática para Realizarla

Sistema para validación de facturas

En el entramado empresarial de México, la correcta emisión y recepción de facturas se erige como un pilar fundamental. Sin embargo, la importancia de la validación adecuada de las facturas o Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), a menudo se subestima, con consecuencias que pueden afectar gravemente la salud financiera y legal de una empresa.

¿Por qué es crucial validar las facturas?

La validación de facturas en México es esencial para cumplir con las normativas fiscales establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). No adherirse a estas regulaciones puede conllevar multas y sanciones significativas. Además, la validación garantiza la integridad y autenticidad de la información en el CFDI, evitando errores que podrían tener repercusiones contables y financieras.

Riesgos de no validar los CFDI:

  1. Multas y sanciones fiscales: El incumplimiento de las regulaciones fiscales puede resultar en multas considerables impuestas por el SAT.
  2. Problemas contables: Facturas incorrectas pueden generar registros contables erróneos, afectando la salud financiera de la empresa.
  3. Rechazo de deducciones fiscales: La utilización de facturas inválidas puede resultar en la pérdida de la capacidad de deducir ciertos gastos, impactando directamente la carga fiscal de la empresa.

 

Adicionalmente, en el ámbito de la validación de facturas, las Listas de Empresas que Emiten Facturas Operaciones Simuladas (EFOs) adquieren un papel fundamental. Estas listas, proporcionadas por el SAT, contienen información sobre empresas que han sido identificadas emitiendo facturas falsas o simuladas. Utilizar una herramienta automatizada que incluya la verificación contra estas listas ofrece una capa adicional de seguridad, ayudando a prevenir asociaciones con entidades fraudulentas y a salvaguardar la integridad del proceso contable.

Beneficios de contar con una herramienta automatizada de validación:

En el mercado, existen diversas plataformas que realizan la validación automática de los CFDIs que recibe una empresa, las ventajas de contar con una herramienta así son, entre otras:

  1. Ahorro de tiempo: La automatización del proceso de validación de CFDI permite ahorrar tiempo, eliminando tareas manuales y repetitivas.
  2. Prevención de errores: Las herramientas automatizadas reducen la probabilidad de errores, garantizando la precisión de la información fiscal.
  3. Cumplimiento constante: Las herramientas automatizadas aseguran el cumplimiento constante con las regulaciones fiscales cambiantes, evitando sanciones.

¿Cómo funciona una herramienta automatizada de validación de CFDI?

Estas herramientas utilizan algoritmos y reglas predefinidas para verificar la autenticidad y conformidad de las facturas electrónicas. Analizan la estructura del CFDI, la validez del Certificado de Sello Digital (CSD), y la coincidencia de datos con los registros del SAT. Al realizar esta validación de manera automática, se minimizan los riesgos asociados con errores humanos y se mejora la eficiencia operativa.

Existen herramientas más especializadas, como la que Data Process ofrece, enfocada en el control de viáticos, que, no solo valida automáticamente las facturas de viáticos y gastos administrativos, sino que permite una gestión completa, que toma en cuenta los diferentes procesos de las empresas en flujos de autorización, formas de dispersión, proyectos específicos, centros de costos y todo aquello que involucra el control de viáticos.

Retos y Soluciones en la Comprobación de Viáticos en la Industria Farmacéutica

Retos y Soluciones en la Comprobación de Viáticos en la Industria Farmacéutica

La industria farmacéutica es una de las más reguladas y competitivas del mundo. Los representantes de ventas y los profesionales de esta industria a menudo requieren viajar para promover productos, asistir a conferencias médicas o colaborar en investigaciones. La gestión eficiente de los viáticos es crucial en este contexto, pero se enfrenta a numerosos retos y costos, algunos de los cuales no son evidentes a simple vista.

Costos No Visibles en la Comprobación de Viáticos

  1. Pérdida de tiempo del personal interno: La gestión de viáticos consume mucho tiempo de los empleados internos, lo que podría invertirse en actividades más estratégicas.
  2. Disminución en la deducción de impuestos: Los errores en la expedición de facturas pueden resultar en costos significativos. Los profesionales de ventas no tienen el tiempo ni las herramientas para validar los CFDIs y el personal de finanzas no puede dedicarse a la validación de todos los gastos, menos en una industria que requiere que sus equipos se trasladen constantemente y que genera tantos gastos de viáticos
  3. Falta de visibilidad y control: La falta de visibilidad y control en los gastos de viáticos puede dificultar la toma de decisiones informadas. Pocas empresas tienen claridad en el tiempo que invierten sus colaboradores en la comprobación de viáticos y en el monto de pérdida por gastos no deducibles. Algunas empresas descuentan de nómina a sus empleados cuando no comprueban un gasto, pero esto puede ser un error ya que corren el riesgo de que sus colaboradores no enfoquen sus esfuerzos en realizar sus actividades.

Solución a través del BPO: Automatización y Profesionalismo en la Comprobación de Viáticos a través del BPO

El Business Process Outsourcing (BPO) se ha convertido en una solución eficaz para abordar los retos que presenta la comprobación de viáticos en las empresas farmacéuticas. La administración a través de un tercero simplifica los retos en la comprobación de viáticos de la industria farmacéutica, alivia la carga fiscal, garantiza el cumplimiento de políticas internas y permite que los equipos se enfoquen en sus funciones clave.

Los sistemas validan las normas fiscales de forma automática, a través de softwares, de esa forma, aseguran que los CFDIs estén bien emitidos y que la empresa que lo expide no esté en las listas de EFOs.

Por su parte, los ejecutivos de las empresas especializadas, validan el cumplimiento de políticas internas de las empresas.

Eficiencia y Precisión en la Comprobación de Viáticos

Con la automatización y la experiencia del personal del BPO se reducen sustancialmente los errores en el proceso de comprobación de viáticos, los sistemas cumplen con la validación fiscal y el personal del BPO está especializado en revisar y seguir las reglas que sus clientes tienen.

Al tercerizar los procesos se genera un importante ahorro de tiempo y de recursos humanos ya que permite que el personal de ventas y de finanzas utilicen su tiempo en sus actividades primordiales, que son más estratégicas para las empresas farmacéuticas, de esta forma se enfrentan de forma eficiente los retos en la comprobación de viáticos de la industria farmacéutica.

Conclusión

La gestión de viáticos en la industria farmacéutica mexicana ha evolucionado gracias al Business Process Outsourcing (BPO). Si bien la complejidad fiscal y el cumplimiento de políticas internas siguen siendo una prioridad, los sistemas automatizados y los ejecutivos de cuenta altamente capacitados se han convertido en pilares fundamentales para garantizar la eficiencia y precisión en el proceso de comprobación de viáticos. Más allá de aliviar la carga fiscal, el BPO ofrece eficiencia, precisión y, lo que es más importante, libera a los equipos internos para enfocarse en sus tareas estratégicas. En última instancia, esta estrategia no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también potencia la rentabilidad de las empresas farmacéuticas, permitiéndoles avanzar con confianza en un entorno fiscal y reglamentario complejo.

Los 5 errores principales en la administración de viáticos

Evita errores en la comprobación de viáticos

La administración de viáticos puede ser un dolor de cabeza para todos los involucrados, las empresas buscan tener procesos y políticas que mejoren la gestión, pero algunas decisiones dentro de sus procesos pueden ser contraproducentes en el proceso y representar un desacierto en el control de viáticos.

Estos son los 5 errores en la administración de viáticos que debes evitar
  1. Descontar a los colaboradores los viáticos no comprobados. *
  2. No proveer una plataforma que facilite la comprobación.
  3. Tener un proceso complejo y burocrático de solicitud, autorización, comprobación, aprobación y desarrollo de reportes.
  4. Distraer a los colaboradores de sus actividades en la gestión de viáticos y gastos corporativos.
  5. No tener claridad de las pérdidas económicas por gastos no comprobados (y por lo tanto, no evitarlas)

*Sin facilitar, efectivamente, el proceso de comprobación

En 2022, la Global Business Travel Association, publicó un estudio sobre las prácticas y costos de los reportes de viáticos a nivel mundial. Encontraron que, en el mundo, pero particularmente en Latinoamérica, la comprobación de viáticos drena los recursos de las empresas, no solo los económicos.

Este estudio afirma que, realizar un reporte de gastos lleva alrededor de 20 minutos y cuesta 58 dólares. El 19% de los reportes tienen errores o están incompletos, el costo de corregirlos es de 52 dólares y lleva 18 minutos. Estos son promedios mundiales, en países como México, en los que la complejidad fiscal es mucho mayor y que la mayoría de las empresas no tienen herramientas ni soluciones efectivas, es muy probable que el tiempo de realización y porcentajes de error sean mucho mayores, con el aumento de costos que esto significa.

La complejidad de la comprobación de viáticos en México

En México, que la comprobación de gastos va ligada a la deducción de impuestos, el costo aumenta considerablemente. Las empresas dejan de deducir entre el 8 y el 25% de sus gastos de viáticos, pero en pocas ocasiones lo tienen contabilizado.

Información complementaria de este estudio muestra el retraso que existe en Latinoamérica en la digitalización y automatización de los procesos de comprobación de gastos. 71% de las personas que presentan comprobación de gastos en Latinoamérica, lo hacen con recibos físicos -en muchas ocasiones con carátulas de reportes impresas-, mientras en EEUU el 84% lo hace de manera digital.

En la experiencia de cualquier colaborador que genera gastos de viáticos, la solicitud de facturas es frustrante y desgastante, asegurar el cumplimiento, para evitar descuentos por comprobaciones no realizadas, distrae la atención de las actividades que realiza. Depende de la cantidad de viajes que realice, pero en promedio, la recuperación de CFDIs de todos los gastos, implica dos días completos al mes, que el colaborador podría dedicar a su responsabilidad principal.

En Data Process tenemos una solución integral, que reduce notablemente los costos de la comprobación de gastos, tanto monetarios como de tiempo del recurso humano. Evita caer en los errores en la administración de viáticos, nosotros podemos ayudarte, si requieres más información contáctanos.

Tercerización de procesos, lo que nuestra mesa de control puede hacer por ti

Business Process Outsourcing o BPO es una tendencia en modelos de negocio, que sigue ganando terreno internacionalmente. Conocida en español como tercerización de procesos empresariales, esta práctica permite a las empresas concentrar el talento y el tiempo de sus colaboradores en las actividades de su expertise, mientras otros se encarguen de operaciones secundarias, que son necesarias pero que no responden a sus competencias centrales y que no aportan valor. Con el BPO, las empresas desligan a sus ejecutivos y otros equipos de responsabilidades que interfieren en el cumplimiento de sus funciones.

En México, el mercado de plataformas digitales que facilitan procesos, ha crecido mucho en los últimos años, sin embargo, le mejor herramienta no es aprovechada correctamente cuando no hay una persona especializada y dedicada a ella. Los softwares son excelentes plataformas de gestión, para un un paso más allá, mejorar la productividad y solucionar necesidades específicas, o problemas más complejos o delicados, se necesita una mano -y una cabeza- humana, que entienda los procesos de la empresa y pueda dar soluciones más completas y que generen cambios y mejoras a largo plazo.

Tercerización de procesos empresariales a través de nuestra mesa de control

En Data Process tenemos una mesa de control, que opera los sistemas de gestión documental que ofrecemos a nuestros clientes, realiza las actividades repetitivas y que les quitan tiempo y lo hace de una forma más efectiva. Así, con la tercerización de procesos empresariales, nuestros clientes optimizan su ejecución interna, con actividades relacionadas directamente con su industria, gestionan sus operaciones de forma estratégica, aumentan la eficacia de sus equipos y reducen cargas administrativas. Al mismo tiempo se aseguran de que el control de su información tiene procesos especializados y con mayor seguridad.

Tenemos diferentes servicios, pero podemos dar solución a los retos que enfrentes, contáctanos para ver cómo podemos ayudarte.

¿La administración de viáticos es un dolor de cabeza?

Si bien es un proceso indispensable para cualquier organización que tenga colaboradores viajando y no es una actividad técnicamente compleja, en general, la administración de viáticos es una tarea desgastante para todos los involucrados.

Quien viaja por trabajo, regularmente tiene los tiempos limitados y está enfocado en su responsabilidad directa. Al llegar a su hotel, tiene que dedicar parte de su tiempo de descanso en solicitar las facturas de sus gastos de comida y otros viáticos. Si no lo hace, cuando está en casa, usa hasta 2 o 3 días al mes en recuperar facturas, con el riesgo de haber perdido algunos tickets o que los establecimientos den tiempo limitado para solicitarla y ya no se puedan recuperar.

Los retos que enfrenta el área de Finanzas en la administración de viáticos

Por su parte, el área de Finanzas tiene que recordar a los colaboradores que no han enviado sus comprobaciones, validar que las facturas estén correctas, hacer la conciliación de tarjetas y muchas otras actividades que quitan mucho tiempo mientras prepara el cierre fiscal del mes.

Descuentos de nómina, pérdida de deducibilidad, tiempo dedicado del personal en actividades poco rentables y que no aprovechan su talento, son sólo algunas de las afectaciones económicas tanto para los colaboradores como para la institución. Esto sin tomar en cuenta el desgaste en la relación laboral, por un proceso poco eficiente para todos.

¿Cómo facilitar la gestión de viáticos y gastos corporativos?

En Data Process tenemos una solución integral, que no solo involucra un software en la nube, también la participación de una mesa de control que puede recuperar todas las facturas de los gastos de los colaboradores, reclasificar cuentas contables, refacturar facturas inválidas, conciliar tarjetas, recordar a los colaboradores que no han realizado todas sus comprobaciones, semanalmente, para que el cierre contable del mes sea mucho menos complejo, entre otras actividades.

Así, tu empresa tiene una adecuada administración de los viáticos y gastos administrativos, sin dedicar tiempo útil de tus colaboradores en esas tareas.

Si quieres más información da click aquí, nosotros podemos ayudarte a facilitar tus procesos en la administración de viáticos