Si bien es un proceso indispensable para cualquier organización que tenga colaboradores viajando y no es una actividad técnicamente compleja, en general, la administración de viáticos es una tarea desgastante para todos los involucrados.
Quien viaja por trabajo, regularmente tiene los tiempos limitados y está enfocado en su responsabilidad directa. Al llegar a su hotel, tiene que dedicar parte de su tiempo de descanso en solicitar las facturas de sus gastos de comida y otros viáticos. Si no lo hace, cuando está en casa, usa hasta 2 o 3 días al mes en recuperar facturas, con el riesgo de haber perdido algunos tickets o que los establecimientos den tiempo limitado para solicitarla y ya no se puedan recuperar.
Los retos que enfrenta el área de Finanzas en la administración de viáticos
Por su parte, el área de Finanzas tiene que recordar a los colaboradores que no han enviado sus comprobaciones, validar que las facturas estén correctas, hacer la conciliación de tarjetas y muchas otras actividades que quitan mucho tiempo mientras prepara el cierre fiscal del mes.
Descuentos de nómina, pérdida de deducibilidad, tiempo dedicado del personal en actividades poco rentables y que no aprovechan su talento, son sólo algunas de las afectaciones económicas tanto para los colaboradores como para la institución. Esto sin tomar en cuenta el desgaste en la relación laboral, por un proceso poco eficiente para todos.
¿Cómo facilitar la gestión de viáticos y gastos corporativos?
En Data Process tenemos una solución integral, que no solo involucra un software en la nube, también la participación de una mesa de control que puede recuperar todas las facturas de los gastos de los colaboradores, reclasificar cuentas contables, refacturar facturas inválidas, conciliar tarjetas, recordar a los colaboradores que no han realizado todas sus comprobaciones, semanalmente, para que el cierre contable del mes sea mucho menos complejo, entre otras actividades.
Así, tu empresa tiene una adecuada administración de los viáticos y gastos administrativos, sin dedicar tiempo útil de tus colaboradores en esas tareas.
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